Deze privacyverklaring beschrijft hoe Nextory AB, registratienr. 556708-4149 (“Nextory”, “wij”, “ons” of “onze”) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt of anderszins verwerkt en welke rechten met die verwerking samenhangen.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens als u vertegenwoordiger bent van een leverancier, uitgever, licentiegever, zakelijke partner, consultant of ander zakelijk contact van Nextory en uw gegevens met ons zijn gedeeld in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke (“u” of “uw”). Nextory is de verwerkingsverantwoordelijke volgens de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wij hechten waarde aan uw privacy en vinden het belangrijk dat u zich prettig voelt bij de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Lees daarom de informatie in deze privacyverklaring zorgvuldig door.
Verwerking van uw persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in verband met uw interacties met ons. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verzameld uit andere bronnen, zoals uw werkgever of de organisatie die u vertegenwoordigt, of uit openbaar beschikbare bronnen. In de volgende tabel wordt beschreven: (i) de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt; (ii) welke soorten persoonsgegevens wij voor elk doel verzamelen en verwerken; (iii) de rechtsgrond volgens de AVG voor de verwerking van uw persoonsgegevens; en (iv) hoelang wij uw persoonsgegevens voor elk doel verwerken.
| Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens | Verzamelde en verwerkte persoonsgegevens | Rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens | Hoelang wij uw persoonsgegevens verwerken |
|
Administratie van contracten met leveranciers en partners Wij verwerken uw persoonsgegevens om contractuele relaties met leveranciers, partners, uitgevers, licentiegevers en consultants te beheren
|
|
De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Nextory bij het beheren van het contract met de leveranciersorganisatie, waar u een contactpersoon bent. Wanneer de leverancier een eenmanszaak is, is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van het contract.
|
Gedurende de looptijd van het contract plus de wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen
|
|
Boekhouding, facturering en betalingen Wij verwerken uw persoonsgegevens om facturen van leveranciers te verwerken, betalingen te verrichten en boekhoudkundige gegevens bij te houden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving |
|
De verwerking is noodzakelijk voor Nextory om te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen op grond van de toepasselijke boekhoudkundige en fiscale wetgeving.
| 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin het boekhoudkundige document is opgesteld |
|
Beheer van relaties met uitgevers en licentiegevers Wij verwerken uw persoonsgegevens om relaties met uitgevers van content en licentiegevers te beheren, waaronder catalogusonderhandelingen, rapportage over gebruik, facturering en toegang tot ons uitgeversportaal |
| De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Nextory bij het onderhouden van relaties met uitgevers en licentiegevers en het nakomen van rapportageverplichtingen tegenover hen. |
Gedurende de looptijd van het contract plus de wettelijke verjaringstermijn voor vorderingen
|
|
B2B-marketing en communicatie Wij verwerken uw persoonsgegevens om commerciële en informatieve communicatie te sturen naar zakelijke contacten bij leveranciers, partners en potentiële partners |
| De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Nextory bij marketing aan zakelijke contacten. | Zolang er een professionele relatie bestaat met u en het bedrijf of de organisatie die u vertegenwoordigt. |
|
Evenementenbeheer Wij verwerken uw persoonsgegevens om evenementen te organiseren en te beheren, waaronder uitnodigingen, registratie, aanwezigheid en praktische regelingen |
| De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Nextory bij het organiseren van evenementen. Voor dieet- of toegankelijkheidsinformatie die u vrijwillig verstrekt, is de verwerking gebaseerd op uw toestemming. |
Zolang er een professionele relatie bestaat met u en het bedrijf of de organisatie die u vertegenwoordigt.
|
|
Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer dat nodig is om rechtsvorderingen die voortvloeien uit relaties met leveranciers, partners en licentiegevers in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen | Naam en zakelijke contactgegevens | De verwerking is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van Nextory bij het instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen. | Zolang dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van de rechtsvordering |
Zoals hierboven beschreven, baseren wij ons voor bepaalde doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken op ons gerechtvaardigde belang als rechtsgrond. Voor dergelijke verwerkingen baseren wij ons op een belangenafweging, waarbij wij hebben vastgesteld dat ons gerechtvaardigde belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor het betreffende doel zwaarder weegt dan uw belang en grondrecht om uw persoonsgegevens niet te laten verwerken. Neem contact met ons op als u meer wilt weten over de manier waarop deze beoordelingen zijn uitgevoerd. Onze contactgegevens vindt u in sectie 6 hieronder.
Ontvangers van persoonsgegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Alleen personen die persoonsgegevens moeten verwerken voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, hebben toegang tot de persoonsgegevens. Om de in sectie 1 hierboven genoemde doeleinden te vervullen, moeten wij uw persoonsgegevens soms aan derden doorgeven. Wij betrachten altijd grote zorgvuldigheid bij het doorgeven van uw persoonsgegevens en uw persoonsgegevens worden alleen doorgegeven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en deze privacyverklaring. Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:
- Groepsmaatschappijen: Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere groepsmaatschappijen voor groepsbrede administratie.
- Dienstverleners en zakelijke partners: Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met dienstverleners en zakelijke partners die namens ons diensten verrichten, zoals IT-diensten, CRM-systemen, boekhoudsystemen of administratieve diensten. Deze bedrijven hebben toegang tot uw persoonsgegevens voor zover zij die nodig hebben om hun taken uit te voeren, maar zij mogen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken of delen.
- Autoriteiten en ontvangers in juridische geschillen: Wij kunnen wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens met bepaalde autoriteiten te delen. Persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij het instellen, doen gelden of verdedigen van rechtsvorderingen, bijvoorbeeld met externe juridische adviseurs, rechtbanken of arbitrage-instanties.
Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen
Als een groepsmaatschappij, dienstverlener of zakelijke partner is gevestigd in een land buiten de EU/EER, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat mogelijk geen passende of geschikte waarborgen biedt. Wanneer wij uw gegevens doorgeven aan landen buiten de EU/EER, doen wij dat op basis van: (i) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; (ii) EU-standaardcontractbepalingen; of (iii) een ander geldig doorgiftemechanisme op grond van de AVG. Als u meer informatie wilt ontvangen over doorgiften naar landen buiten de EU/EER, of als u een kopie wilt ontvangen van de waarborg die wij hebben gebruikt, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in sectie 6 hieronder.
Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op inzage en informatie: U kunt een kopie opvragen van alle informatie over u, informatie over het doel van de verwerking, waar wij de informatie hebben verkregen, eventuele ontvangers van de informatie, de bewaartermijn en informatie over uw rechten als betrokkene.
- Recht op rectificatie: Als u van mening bent dat de gegevens die wij hebben geregistreerd onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.
- Recht op vergetelheid: In bepaalde gevallen kunt u verzoeken informatie over u te verwijderen. Dit recht is met name van toepassing in bepaalde omstandigheden, vooral als uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Dit recht is niet absoluut en wij kunnen uw persoonsgegevens bewaren om wettelijke of gerechtvaardigde redenen, bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
- Recht op beperking: U kunt verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u niet denkt dat de informatie die wij over u hebben juist is of als u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is. Een dergelijk verzoek kan ook worden gedaan gedurende de periode waarin wij onderzoeken of onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan uw privacybelang wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie voor meer informatie hierover het bovenstaande recht van bezwaar).
- Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens als onze verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang. Als u bezwaar maakt, mogen wij de gegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of als dit nodig is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Als wij van mening zijn dat wij dergelijke gerechtvaardigde gronden hebben, of als de gegevens nodig zijn voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, informeren wij u hierover en over de redenen voor die beoordeling. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden. Als u dat doet, stoppen wij met de verwerking van uw gegevens voor deze doeleinden.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U kunt verzoeken uw persoonsgegevens, die zijn verzameld op basis van toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, te ontvangen (en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen) in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar bestandsformaat.
- Recht om toestemming in te trekken: Als onze verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die al heeft plaatsgevonden.
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u dit doen door contact op te nemen met Nextory via de contactgegevens in sectie 6 hieronder. Om aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren. Wij kunnen u een redelijke administratieve vergoeding in rekening brengen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wanneer het verzoek herhaaldelijk wordt ingediend.
Wijzigingen in en updates van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen en bijwerken, bijvoorbeeld als er wijzigingen in de wetgeving zijn of om andere wijzigingen in ons beleid en onze procedures met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens weer te geven. Wij informeren u over dergelijke wijzigingen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Contactgegevens en klachten
Als u vragen of zorgen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens. U kunt ook een klacht indienen bij de Zweedse autoriteit voor gegevensbescherming (of bij een andere lokale gegevensbeschermingsautoriteit als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Nextory niet in overeenstemming is met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming.
NEXTORY AB
Adres: Norrtullsgatan 6, 113 29 Stockholm, Zweden
E-mail: privacy@nextory.com
Functionaris voor gegevensbescherming: Gustaf Sköld